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Comment choisir
sa solution d'archivage

Qu’il s’agisse de documents comptables, administratifs, commerciaux, fiscaux ou relatifs à la gestion du personnel, les entreprises sont tenues d’archiver parfois jusqu’à 30 ans un nombre considérable de documents papier. Pour s’y retrouver et optimiser ses espaces d’archivage, il existe différentes solutions : quel est la solution d’archivage le plus appropriée à vos besoins, à votre espace et à votre organisation ?

 

 

Archiver selon son besoin

Solutions d'archivage

Consultation fréquente :
les archives courantes

Consultation occasionnelle :
les archives intermédiaires

Consultation rare :
les archives définitives

Objectif : ranger son espace de travail.

 

Pour plus d’efficacité, il est important de ne garder sur son bureau que les sujets en cours. Toutefois, certains  dossiers, même s’ils ont été traités, doivent rester accessibles et facilement consultables.

 

Selon l’espace et le mobilier dont vous disposez, plusieurs solutions s’offrent à vous :

 

• Vos archives courantes sont visibles : optez pour des boîtes de classement, appelées aussi boîtes de transfert, dont les couleurs égayeront votre bureau.

> Voir les boîtes de classement

 

• Vous manquez de mobilier : préférez les modules de classement. Meublez ainsi votre bureau à moindre coût ! Grâce aux tiroirs, vos documents seront rangés et facilement accessibles.

> Voir les modules de classement

Objectif : trier, organiser et classer.

 

Certains documents doivent certes rester à portée de main mais ne sont pas consultés quotidiennement. L’objectif est donc ici de classer en vue d’un archivage définitif qui intervient, en règle générale, en fin d’année.


Préparez l’archivage annuel en utilisant des solutions qui s’intégreront facilement dans vos archives définitives.

 

• Pour votre archivage définitif, si vous utilisez des containers ou caisses d’archives, choisissez des pochettes ou des dossiers d'archives pour votre archivage intermédiaire...

> Voir les pochettes d'archives

 

• Si vous disposez de rayonnages pour votre archivage définitif, les boîtes d’archives sont la solution idéale puisque vous n'aurez qu'à les déplacer de votre bureau à votre espace d'archivage.

> Voir les boîtes à archives

Objectif : conserver et sécuriser.

 

La durée de conservation des documents pouvant aller jusqu'à 30 ans, choisissez des produits adaptés à votre pièce (température, taille, humidité).

 

Attribuez un container par type de document selon sa durée de conservation et placez-y directement vos boîtes ou classeurs .

  

• Pour une pièce humide : optez pour des boîtes et caisses hydrofuges. Elles assureront une meilleure conservation de vos documents dans une pièce humide.

> Boîtes et containers hydrofuges

 

• Pour une petite pièce, choisissez des containers à ouverture frontale. Même empilées, leur contenu restera accessible. Vous pouvez aussi opter pour des caisses petit format, plus maniables.

> Containers spécial petites pièces

 

Connaître les spécificités techniques

Montage manuel ou automatique ?

En montage manuel, la boîte ou caisse est à construire complètement : seuls les pliages sont pré-formés. Le montage est plus long et complexe mais :
- le stockage est plus aisé (moins d’encombrement puisque les cartons sont complètement à plat),
- le prix de vente est plus bas.
Le montage automatique, quant à lui, permet un réel gain de temps. Si vous devez monter une grande quantité de boîtes ou caisses sur une courte période, c’est sans aucun doute la solution à privilégier.

> Boîtes et caisses archives montage manuel

> Boîtes et caisses archives montage automatique

Carton ou polypropylène ?

Très souvent en carton, les caisses et boîtes d'archives peuvent toutefois être réalisées en polypropylène. Le polypropylène est une sorte de plastique qui, par conséquent, est plus robuste et durable que le carton.

Si vos archives doivent être conservées pendant plusieurs années, si le lieu de stockage est humide ou enfin, si vos caisses et boîtes vont être déplacées ou manipulées régulièrement, optez plutôt pour des produits en polypropylène.

> Boîtes et caisses archives en polypropylène

Archivage

 

ce qu’il faut savoir

 

Dossiers suspendus :
classement ou archivage ?

Le classement est l'organisation des documents, l'archivage en est la conservation. Dans les deux cas, la règle d'or est la précision : tout document doit pouvoir être retrouvé rapidement !

 

Dans certaines entreprises ou certains services, même archivés, les documents doivent rester consultables régulièrement. Dans ce cas, l'utilisation de dossiers suspendus est particulièrement adaptée : organisés, accessibles facilement, protégés... vos dossiers sont archivés dans les meilleures conditions. 

> Voir les dossiers suspendus

> Voir les meubles pour dossiers suspendus

Les archives en mètre linéaire

Les archivistes mesurent leurs archives en mètre linéaire, soit le nombre de documents rangés sur une étagère de 1 mètre de long. Sachant qu'1 mètre linéaire d'archives pèse en moyenne 50 kg, on comprend l'intérêt d'optimiser son archivage. Quelques conseils :

• Choisissez du papier faible grammage (1 feuille de papier A4 en 80g pèse environ 5g, et n'en pèse que 3 en 50g).

• Privilégiez l'impression en recto/verso.

• Limitez l'utilisation des chemises et pochettes épaisses (privilégiez les sous-chemises en 60g).

Les accessoires d'archivage

Lorsque vous devez vider des classeurs pour en archiver le contenu dans des boîtes ou containers, gagnez du temps en utilisant des mécanismes d'archivage tels que les attaches métalliques ou les clips d'archivage.

 

Votre classeur pourra ainsi être réutilisé, et vous optimiserez l'espace nécessaire à la conservation de vos documents.

> Voir nos mécanismes d'archivage

L'indexation

Rien ne ressemble plus à une boîte d'archives qu'une autre boîte d'archive. Il est donc essentiel de bien indiquer le contenu et l'année des dossiers archivés. Les caisses et boîtes disposent toutes d'une ou plusieurs faces prévues pour cela.

 

Pour un résultat plus propre, vous pouvez également utiliser une titreuse ou une imprimante d'étiquettes. En choisissant des étiquettes de couleurs différentes, il vous sera possible de rendre votre organisation évidente en un simple coup d'œil !

> Voir les titreuses et imprimantes d'étiquettes

 
 

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